Hoe vertrouwelijk papier vernietigen als particulier?

Bent u bezig met het opruimen van uw privé archief en heeft u een hoeveelheid archiefpapier dat versnipperd moet worden? Dan staat u voor de keuze of u zelf het papier gaat versnipperen of dat u het papier laat vernietigen door een gespecialiseerd papiervernietigingsbedrijf.

Wat is de beste manier om papier te versnipperen? Voor zowel particulieren en bedrijven is het doorgaans efficiënter om te kiezen voor professionele en gecertificeerde papiervernietiging. Dit zijn de drie grootste voordelen van papier laten vernietigen door een bedrijf:

• Sneller: Het laten vernietigen van papier kost u minder tijd dan zelf papier versnipperen met een shredder.
• Goedkoper: De aanschaf van een deugdelijke papiervernietiger is in de meeste gevallen hoger dan het tarief van papiervernietiging.*
• Veiliger: Zelf papier versnipperen kan onveilig zijn voor u of dat van anderen. Papier laten vernietigen is 100% veilig en betrouwbaar.

* Vergelijking op basis van een gemiddelde hoeveelheid van 50 kg papier en een basis papiervernietiger van € 63,40 (inclusief btw).

Papierversnipperaar versus papiervernietigingsbedrijf

Laten we de verschillen bekijken tussen een papierversnipperaar en een papiervernietigingsbedrijf. We nemen tien punten door waar u op kunt letten.

Optie 1: Papierversnipperaar
Zelf papier versnipperen

Dit zijn 10 zaken om rekening mee te houden als u een papier shredder wilt kopen om zelf papier mee te versnipperen:

1. Prijs*: Als we kijken naar de populairste papierversnipperaars voor persoonlijk gebruik op Coolblue, dan is de gemiddelde prijs € 63,40 (inclusief btw). Daarbij komt het tarief van stroomverbruik voor het gebruik van een shredder, deze verbruikt al snel zo’n 400 tot 500 watt.
2. Kennis van zaken: De ene papierversnipperaar is de andere niet. Om papier deugdelijke te versnipperen is het belangrijk dat de papiervernietiger de juiste DIN 66399 vernietigingsklasse heeft. Minimaal adviseren wij P-3 of liever nog P-4 om vertrouwelijk papier te versnipperen.
3. Tijdverlies: Allereerst bent u tijd kwijt met het uitzoeken en aanschaffen van een papierversnipperaar. Daarna kost het tijd om papier te versnipperen, een papierversnipperaar voor thuisgebruik heeft een doorvoercapaciteit van zo’n 3-8 vellen papier per keer. Ook dienen dit soort papiervernietigers na enkele minuten af te koelen, dit duurt tussen de 30 en 60 minuten.
4. Ruimte: Papier versnipperen ruimt lekker op. Maar de papierversnipperaar is een apparaat die ruimte in zal nemen in uw huis.
5. Gemak: Met een papierversnipperaar in de buurt kunt u op elk moment van de dag papier versnipperen. Het gebruiksgemak van de shredder hangt af van het merk en type machine. Veel genoemde klachten over papierversnipperaars zijn vastlopers, stof, lawaai en dat de messen bot worden.
6. Onderhoud: Een papiervernietiger is een apparaat die onderhouden moet worden. Het advies is om de messen van shredder olie te voorzien elke keer nadat de opvangbak geleegd wordt.
7. Veiligheid: Sommige shredders zijn voorzien van veiligheidsfuncties die voorkomen dat er ongelukken kunnen gebeuren. De meeste eenvoudige shredders hebben deze functies niet en kunnen een veiligheidsrisico zijn voor u, uw gezin of huisdieren.
8. Duurzaamheid: Hoe vaak heeft u een papierversnipperaar nodig per jaar? Het aanschaffen van een papierversnipperaar is een minder duurzame keuze, zeker als u het apparaat slechts een aantal keer per jaar gebruikt.
9. Vertrouwelijk materiaal: Persoonlijke papierversnipperaars kunnen meestal alleen vlak A4 papier versnipperen met eventueel hier en daar een nietje. Wat doet u met ander materiaal met vertrouwelijk informatie? Zoals ingebonden documenten, dikkere materialen die niet in de shredder passen of datadragers met digitale vertrouwelijk informatie (harde schijven, USB-sticks).
10. Restmateriaal: De versnipperde documenten worden opgevangen in een opvangbak of opvangzak. Wat gaat u doen met de versnipperde documenten? Vindt u het veilig genoeg om deze bij het oud papier weg te gooien?

* Wij gebruiken de Fellowes Powershred 6M papierversnipperaar als voorbeeld.

Optie 2: Papiervernietigingsbedrijf
Paper laten vernietigen

Dit zijn 10 zaken om rekening mee te houden als u papier laat vernietigen bij een papiervernietigingsbedrijf:

1. Prijs*: Het tarief voor archief- en papiervernietiging kunt u bekijken op onze tarievenpagina. Schoon archiefpapier is vrij van plastic mapjes, tabbladen, ordners en dozen. Daarnaast komen eventuele brandstofkosten voor het vervoer, kies daarom voor een bedrijf bij u in de buurt.
2. Kennis van zaken: Kies een betrouwbaar en gecertificeerd papiervernietigingsbedrijf. U kunt het beste letten op de volgende drie punten. Controleer of het bedrijf CA+ gecertificeerd is, bekijk of er klantreviews beschikbaar zijn en vraag na of u vertrouwelijk papier kunt aanleveren ter vernietiging.
3. Tijdverlies: U verspilt geen tijd met het versnipperen van het papier. Dat is vooral efficiënt als u grotere hoeveelheden vertrouwelijk papier wilt vernietigen. De enige tijd die u kwijt bent is het verzamelen van uw papier, de reistijd en het bezoek aan het vernietigingsbedrijf. Gemiddeld duurt het aanmelden en aanleveren van materiaal zo’n 10 minuten.
4. Ruimte: Ruim al uw vertrouwelijke papieren bij u thuis op en neem het mee om te laten vernietigen. Dat ruimt lekker op en veel sneller dan met een papierversnipperaar.
5. Gemak: U hoeft niet zelf uw papier te versnipperen. Het enige dat u hoeft te doen is het papier aan te leveren, vervolgens wordt het papier voor u vernietigd.
6. Onderhoud: U heeft niet te maken met onderhoud.
7. Veiligheid: Het laten vernietigen van papier is veilig, want u hoeft niet zelf het papier te versnipperen. Door te kiezen voor een CA+ gecertificeerd bedrijf bent u verzekerd van veilige en betrouwbare vernietiging van uw documenten.
8. Duurzaamheid: Het papiervernietigingsbedrijf zal de versnipperde documenten persen in grote balen papier. Dit materiaal wordt gerecycled. Papier laten vernietigen is dus hartstikke duurzaam.
9. Vertrouwelijk materiaal: Naast vertrouwelijk papier kunt u bij de meeste vernietigingsbedrijven ook ander vertrouwelijk materiaal inleveren om te vernietigen. Denk bijvoorbeeld aan oude harde schijven, computers, laptops, printers, mobieltjes of tablets. U kunt dus in één opdracht meerdere soorten materiaal aanbieden om te vernietigen, dat is pas efficiënt.
10. Restmateriaal: Het restmateriaal wordt gerecycled en u hoeft hier zelf geen zorg voor te dragen.

* Wij gebruiken papiervernietigingsbedrijf Brantjes Data-Vernietiging B.V. uit Nieuw-Vennep als voorbeeld.

Hoe lang moet u uw persoonlijke administratie bewaren?

Wat moet u doen met oude facturen, belastingdocumenten en andere vertrouwelijke papieren? Hoewel er geen wettelijke verplichting is voor particulieren om dit te doen, is het toch aan te raden om een persoonlijke boekhouding te houden.

De Belastingdienst kan namelijk op particulieren gedurende maximaal 5 jaar een naheffing of aanslag opleggen. In kunt u dus een bewaarplicht van 5 jaar aanhouden voor uw privé boekhouding. Na deze periode kan de Belastingdienst geen verdere naheffingen meer opleggen. U kunt de documenten dan vernietigen.

Hoeveel papier wilt u vernietigen?

In de meeste gevallen leveren particulieren zo’n 40 tot 100 kilogram papier aan om te vernietigen. Hoeveel papier is dat precies in werkelijkheid?

• Verhuisdoos met los papier: 23 kg
• Verhuisdoos met zes ordners: 14 kg
• Boodschappentas met los papier: 8 kg
  (bron: Brantjes.com)

Een gemiddelde hoeveelheid is zo’n 50 kg, dit staat gelijk aan twee volle verhuisdozen met losbladig papier.

Wat is papiervernietiging?

Papiervernietiging of is de dienstverlening die datavernietigingsbedrijven aanbieden in Nederland. Doorgaans halen deze bedrijven het vertrouwelijk papier op om te vernietigen in een industriële shredder.

U kunt bij de meeste bedrijven ook het papier zelf aanleveren op locatie. Doe hier vooraf wel altijd navraag of onderzoek naar. Lang niet alle bedrijven bieden deze service aan. Brantjes Data-Vernietiging uit Nieuw-Vennep is wel een CA+ gecertificeerde locatie waar u materiaal ter vernietiging kunt aanleveren.

Brantjes ligt centraal gelegen in de Randstad, vlak in de buurt van Amsterdam, Schiphol, Haarlem en Leiden.

U betaalt bij aanlevering geen transportkosten en dit is voor particulieren vaak aan te raden, zeker als u relatief kleine hoeveelheden papier wilt vernietigen. Bijvoorbeeld enkele verhuisdozen met papier, archiefdozen of boodschappentassen met documenten.

Papiervernietiging is een dienst om uw dagelijkse vertrouwelijke papier eenmalig of frequent te laten vernietigen door een vernietigingsbedrijf.

Wat is de CA+ certificering?

Voor de vernietiging van grote hoeveelheden vertrouwelijk papier is het verstandig om een CA+-gecertificeerde datavernietiger in te schakelen. Deze datavernietigingsbedrijven zijn onafhankelijk gekeurd op het gehele inzamel- en vernietigingstraject. Het is een onafhankelijke erkenning die garant staat voor betrouwbare vernietiging van materiaal. CA+ maakt gebruik van externe auditoren die vernietigingsbedrijven frequent toetsen op het gehele datavernietigingsproces.

Gesloten vernietigingssysteem

De meeste datavernietigers werken met een gesloten vernietigingssysteem. Dit houdt in dat het gehele proces van inzameling tot en met de vernietiging van het papier vertrouwelijk gebeurt. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van afsluitbare rolcontainers.

Er wordt onder andere gecontroleerd op inzamelcontainers, transportvoertuigen, vernietigingslocaties en vernietigingsmethoden.

Het gehele proces van inzameling, transport en datavernietiging moet 100% beveiligd zijn. Pas als het proces van a t/m z afgesloten is en voldoet aan de strikte richtlijnen van CA+ mag het vernietigingsbedrijf zich CA+ gecertificeerd benoemen.

Betrouwbare datavernietigers zijn in Nederland gecertificeerd met het CA+ certificaat. Alle CA+ gecertificeerde ondernemingen vindt u in dit officiële ledenoverzicht.

Gecertificeerde datavernietiger

Kies altijd voor een CA+ gecertificeerd papiervernietigingsbedijrf. Bedrijven die CA+ gecertificeerd zijn zullen uw vertrouwelijke papier volgens de richtlijnen, die opgesteld zijn door de FNOI, vernietigen.

Voordelen van papiervernietiging door een datavernietiger

• Datavernietigers nemen u de last van het vernietigen uit handen.
• Milieuvriendelijke verwerking als grondstof voor de tissueindustrie.
• U bent verzekerd van volledige vernietiging bij een gecertificeerde datavernietiger.
• U ontvangt een vernietigingscertificaat als bewijs van vernietiging.
• Sneller, goedkoper en veiliger dan zelf papier versnipperen met een shredder.